El email es ese sitio donde entras “solo un segundo” y sales 45 minutos después con una mezcla de: Dos respuestas a medias, una pestaña abierta de “ya lo haré luego” y una ligera pérdida de fe en la humanidad.

Y lo peor es que muchos correos son siempre lo mismo con distinto nombre. Ahí es donde una automatización aburrida brilla: No porque “lo haga todo sola”, sino porque te deja el borrador listo para que tú solo apruebes y envíes.

Hoy vamos a implementar un sistema simple: La IA redacta, tú revisas en 20 segundos, tú mandas. Sin sonar a robot y sin inventarte nada.

Index

Qué vamos a implementar

Un mini sistema de email basado en tres piezas:

Primer contacto: responder leads o contactos nuevos sin presión
Faq o soporte ligero: respuestas claras con pasos
Seguimiento suave: recordatorio amable, sin perseguir a nadie

Todo con humano en el bucle: la IA propone, tú decides.

Paso a paso: monta tu sistema de email en 6 pasos

Paso 1: Elige 3 tipos de emails que se repiten

Elige solo 3. Si eliges 12, no haces ninguno.

Sugerencias típicas:

“precio y cómo funciona”
“tengo dudas antes de empezar”
“te escribí y no respondiste”

Paso 2: Define tu estructura fija (para evitar el texto genérico)

Usa un formato que se repita siempre:

saludo + 1 frase humana
respuesta clara en bullets
2 preguntas concretas (si faltan datos)
siguiente paso claro
cierre breve

Este formato hace dos cosas: Te ahorra tiempo y evita que la IA se ponga creativa donde no debe.

Paso 3: Crea tu mini “base de verdad” para email (10 minutos)

En un documento único pega:

Tono sí: cercano, claro, directo, con humor ligero
Tono no: “estaremos encantados”, “sin duda”, “en la era digital…”
Lo que no prometes: plazos, precios, devoluciones, descuentos, condiciones especiales
Tus 5 respuestas base: las preguntas más repetidas, en tu lenguaje
2 ejemplos tuyos: correos que te gusten como suenan

Esto es lo que hace que los borradores suenen a ti.

Paso 4: Usa 3 prompts de producción (copiar y pegar)

Aquí tienes los tres prompts ya listos.

Prompt 1: Primer contacto (lead)

Rol: Especialista en ventas consultivas, tono cercano y directo
Contexto: Responde a este lead. objetivo: iniciar conversación sin presión y entender su caso
Tarea: Redacta un email con esta estructura: saludo + frase humana + bullets + 2 preguntas + siguiente paso
Reglas: 120–170 palabras. evita frases de folleto. si falta info, pregunta. prohibido inventar precios/plazos
Verificación: Revisa que suena humano y que el siguiente paso es claro

Prompt 2: Faq o soporte ligero

Rol: Soporte excelente
Tarea: Responde con empatía real (1 frase) + pasos numerados + pregunta final si falta algo
Reglas: No inventes políticas. no prometas plazos. 140–200 palabras
Verificación: Revisa que no suena defensivo y que hay un siguiente paso

Prompt 3: Seguimiento suave

Rol: Seguimiento amable, cero insistente
Tarea: Escribe un follow-up corto con dos salidas: responder con un dato o decir “no es el momento”
Reglas: Máximo 90 palabras. sin urgencia falsa. sin culpa. sin presión
Verificación: Si suena a persecución, reescribe

Paso 5: Humano en el bucle (tu freno inteligente)

Tu sistema debe funcionar así:

La IA genera borrador
Tú revisas 20–30 segundos
Tú envías

Cuándo revisar sí o sí:

Si aparece precio, plazo, políticas, devoluciones
Si hay queja, enfado, conflicto
Si hay datos personales o información sensible

Paso 6: Guarda lo que funciona (o lo repetirás)

Crea un documento: “emails radar: plantillas y ejemplos”.

Dentro guarda:

Los 3 prompts
3 emails finales que aprobarías siempre
Lista de frases prohibidas
Lista de frases marca (tuyas)

Y cada semana mejora una sola cosa: Una regla o un ejemplo.

Ejemplos reales: antes y después

Ejemplo 1: Lead preguntando precio y cómo empezar

Email original del lead

“Hola, me interesa lo que haces. cuánto cuesta y cómo empezaríamos?”

Antes (respuesta típica, robot-friendly)

Hola, gracias por tu interés. estaremos encantados de ayudarte. ofrecemos soluciones personalizadas adaptadas a tus necesidades. por favor, indícanos tus objetivos y te enviaremos información detallada.

Problema: Suena a folleto y no avanza la conversación.

Después (tono humano, claro y útil)

Hola, gracias por escribir.

Para orientarte rápido: Lo primero es entender qué estás buscando exactamente y en qué punto estás ahora. así te digo si encaja y cuál sería la mejor forma de empezar.

Para ubicarme, dime esto:

Qué quieres conseguir con ia en las próximas 4 semanas
Qué estás haciendo hoy (aunque sea “nada”)

Y una última: Prefieres que te responda por aquí con un plan simple o te va mejor una llamada corta de 10 minutos.

Si me respondes con esas 2–3 cosas, te contesto con una propuesta clara.

Por qué funciona: Es humano, hace preguntas concretas y tiene siguiente paso.

Ejemplo 2: Faq de lector o cliente (“qué herramienta uso para empezar”)

Email

“Hola, qué herramienta recomiendas para empezar con ia sin liarme?”

Respuesta final (lista para enviar)

Hola, buena pregunta, porque es muy fácil acabar con 12 herramientas y cero resultados.

Para empezar sin líos, te diría esto:

Elige un asistente principal y úsalo para tareas concretas (resumir, escribir borradores, organizar ideas)
Crea 3 prompts plantilla que reutilices (para email, contenido y notas)
Guarda tus textos base en un documento para que mantenga tu estilo

Si me dices si trabajas más con google (gmail/docs) o microsoft (outlook/word), te digo una opción sencilla y por qué.

Por qué funciona: Da pasos, no vende humo, y pide un dato útil.

Ejemplo 3: Seguimiento suave (sin parecer insistente)

Contexto: Mandaste propuesta o respondiste y no contestaron.

Antes (modo persecución)

Hola, solo quería saber si viste mi email. Quedo a la espera de tu respuesta.

Después (seguimiento amable con salida elegante)

Hola, te escribo solo para cerrar el círculo por si mi correo se te perdió.

Si te encaja, respóndeme con una palabra y te mando el siguiente paso.
Si ahora no es el momento, dímelo tal cual y lo dejo aquí sin problema.

Gracias.

Por qué funciona: No presiona, da dos salidas claras y es cortísimo.

Caso típico: Suena correcto… pero sigue sonando a robot

Se nota cuando:

Hay frases genéricas (“encantados”, “a la mayor brevedad”)
El texto no tiene ejemplos ni contexto
El siguiente paso es confuso (“cuando puedas me dices”)

Arreglo en 2 minutos:

Cambia 2 frases por frases tuyas
Reduce 20% el texto
Mete una pregunta concreta
Añade un siguiente paso con opciones (“por aquí” o “llamada corta”)

Faqs (5)

Esto sirve si no vendo nada?
Sí. sirve para responder lectores, colaboraciones, entrevistas y soporte.

No pierdo tiempo revisando?
Revisar 20 segundos es más barato que corregir 20 minutos o mandar algo raro.

Qué automatizo primero?
Faq y primer contacto. son repetitivos y fáciles de validar.

Cómo evito inventos?
Prohibido prometer y, si falta info, preguntar. siempre.

Cuándo paso a automático?
Para enviar emails, casi nunca. automático para preparar, tú para aprobar.

Conclusión

El objetivo no es mandar emails más rápido. Es mandar mejores emails con menos fricción.

Si un correo se repite, no merece que lo escribas desde cero cada vez: Merece un borrador bueno listo para aprobar y un sistema que te quite el copiar/pegar de encima.

El objetivo es simple: Menos copiar y pegar, más responder bien sin que el email se coma tu día.